Oleh: Irfan Hasbi, M.Sos
Kepala Administrasi / Kepala Kantor Asshaffa Haramain
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
Sahabat Asshaffa yang dirahmati Allah, di awal musim Umrah 1447 H (tahun 2025) ini, banyak calon jamaah yang bertanya bagaimana sebenarnya proses administrasi dan tahapan keberangkatan Umrah di Asshaffa Haramain.
Sebagai Kepala Administrasi, izinkan saya berbagi gambaran proses dari awal pendaftaran hingga keberangkatan agar Sahabat Asshaffa merasa tenang, karena segala urusan ibadah ke tanah suci kami kelola secara profesional, transparan, dan sesuai regulasi pemerintah Indonesia maupun Kerajaan Arab Saudi.
Berikut alur proses administrasi jamaah Umrah di Asshaffa Haramain:
1. Konsultasi dan Pemilihan Paket
- Calon jamaah datang ke kantor kami atau menghubungi tim marketing Asshaffa melalui telepon, WhatsApp, atau media sosial.
- Tim kami menjelaskan pilihan paket Umrah sesuai kebutuhan dan anggaran jamaah, termasuk fasilitas hotel, maskapai, itinerary, serta biaya.
2. Pendaftaran Resmi
Jamaah mengisi Formulir Pendaftaran yang mencatat data pribadi, kontak darurat, dan pilihan paket.
- Membayar uang muka (DP) sesuai kebijakan paket yang dipilih.
- Tim administrasi memastikan data calon jamaah terinput ke sistem SISKOPATUH (Sistem Komputerisasi Pengelolaan Terpadu Umrah dan Haji Khusus) milik Kementerian Agama RI.
3. Pengurusan Dokumen dan Persyaratan
Kami membantu jamaah menyiapkan dokumen:
- Paspor minimal berlaku 6 bulan dari tanggal keberangkatan.
- Buku kuning (sertifikat vaksin meningitis).
- Sertifikat vaksin COVID-19.
- Foto berwarna ukuran 4×6 latar putih.
- Surat keterangan sehat bagi yang memiliki riwayat penyakit tertentu.
4. Manasik Umrah
- Jamaah wajib mengikuti bimbingan manasik yang dijadwalkan di kantor Asshaffa Haramain atau di lokasi yang ditentukan.
- Materi meliputi:
- Tata cara ibadah Umrah.
- Doa-doa penting.
- Penjelasan teknis perjalanan (bandara, imigrasi, hotel, transportasi).
- Sosialisasi regulasi terbaru dari Saudi maupun Indonesia.
5. Pengurusan Visa
- Setelah dokumen lengkap, kami mengajukan visa Umrah melalui sistem resmi Kerajaan Saudi.
- Asshaffa memastikan:
- Nama sesuai paspor.
- Pendaftaran hotel, transportasi, dan layanan melalui aplikasi resmi Saudi seperti Nusuk.
- Visa terbit tepat waktu.
6. Penjadwalan Keberangkatan
- Jamaah akan menerima:
- Jadwal penerbangan (flight schedule).
- Detail hotel dan akomodasi.
- Informasi koper atau tas resmi dari Asshaffa Haramain.
- Kontak tour leader dan petugas pendamping.
7. Proses Keberangkatan
- Tim kami mendampingi jamaah:
- Saat pelepasan di kantor atau bandara.
- Pengurusan bagasi dan imigrasi.
- Penerbangan ke Saudi.
- Di Saudi, tour leader dan muthawwif (pembimbing ibadah) sudah siap menyambut jamaah.
8. Layanan di Tanah Suci
- Di Makkah-Madinah, jamaah memperoleh:
- Bimbingan ibadah.
- Bantuan jika ada kendala kesehatan.
- Koordinasi transportasi antar lokasi ibadah.
- Bantuan belanja atau keperluan lain sesuai kebijakan.
9. Kepulangan
- Tim Asshaffa Haramain memastikan:
- Kepulangan sesuai jadwal.
- Proses check out hotel.
- Pengecekan barang bawaan jamaah.
- Sesampainya di tanah air, kami mendampingi hingga proses bagasi selesai.
Komitmen Asshaffa Haramain
Sebagai PPIU resmi berizin Kementerian Agama RI, Asshaffa Haramain memastikan setiap proses administrasi tercatat, terlapor, dan sesuai regulasi.
Kami ingin Sahabat Asshaffa merasa tenang karena seluruh prosedur kami jalankan tanpa biaya tersembunyi dan dengan pelayanan profesional.
Mari kita niatkan perjalanan ini semata-mata demi mendekatkan diri kepada Allah SWT. Semoga Allah memudahkan setiap langkah ibadah kita.
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Irfan Hasbi, M.Sos
Kepala Administrasi / Kepala Kantor Asshaffa Haramain
